política DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES ASEO EXPRESS MAS SAS

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS DE ASEO EXPRESS.

INTRODUCCIÓN

La Constitución Política de Colombia, en su artículo 15, consagra el derecho fundamental a la intimidad y a la protección de los datos personales, el cual faculta a toda persona para conocer, actualizar, rectificar y, cuando proceda, suprimir la información personal que haya sido recolectada y/o tratada en bases de datos o archivos de naturaleza pública o privada.

En cumplimiento de lo anterior, ASEO EXPRESS MAS S.A.S., consciente de la responsabilidad que le asiste en su calidad de Responsable del Tratamiento de datos personales, garantiza a los Titulares el ejercicio pleno de sus derechos constitucionales y legales, en especial los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir la información y revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo), y demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

Para ASEO EXPRESS MAS S.A.S., la conservación, protección, integridad y confidencialidad de los datos personales de clientes, usuarios, proveedores, empleados y demás Titulares es de especial importancia. Por tal razón, la empresa ha diseñado y adoptado la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, aplicable a la información recolectada a través de los distintos canales de atención y comunicación, tales como redes sociales, correo electrónico, mensajes de texto, aplicaciones de mensajería instantánea (WhatsApp), entre otros, la cual es tratada conforme a las finalidades autorizadas y a lo establecido en el régimen nacional de protección de datos personales.

1. OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales tiene como objeto regular los procedimientos de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales que realiza ASEO EXPRESS MAS S.A.S., con el fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data de sus trabajadores, ex empleados, visitantes, clientes, usuarios y proveedores, en los términos establecidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la desarrollen, modifiquen o sustituyan.

En consecuencia, las disposiciones aquí contenidas serán aplicables a todos los datos personales registrados o que llegaren a registrarse en las diferentes bases de datos administradas por la empresa, incluidas, entre otras, las correspondientes a trabajadores, visitantes, clientes, usuarios y proveedores, que suministren su información para fines comerciales, contractuales, laborales y relacionados con la prestación de los servicios ofrecidos por la compañía, a través de los distintos canales de atención y comunicación dispuestos para tal fin.

La información que recolecta ASEO EXPRESS MAS S.A.S. podrá incluir, total o parcialmente, de acuerdo con las necesidades propias de cada producto o servicio, entre otros, los siguientes datos personales:

Nombres y apellidos.
Tipo y número de identificación.
Fecha de nacimiento.
Estado civil.
Números telefónicos fijos y móviles de contacto (personales y/o laborales).
Direcciones físicas y electrónicas (personales y/o laborales).
Referencias personales y laborales.
Profesión, ocupación u oficio.
Autorización para el uso de logos, nombres o imágenes en la página web, material publicitario o piezas promocionales de la empresa, cuando a ello hubiere lugar.

Los datos personales recolectados podrán ser almacenados y/o tratados en servidores propios o de terceros proveedores, ubicados en centros de cómputo dentro o fuera del territorio nacional, garantizando en todo caso el cumplimiento de los principios, derechos y obligaciones previstos en el régimen de protección de datos personales. Dicho tratamiento se entiende autorizado por los titulares al aceptar la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

2. VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN.

Los trabajadores, exempleados, visitantes, aspirantes, clientes, usuarios y proveedores deberán suministrar información veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable sobre sus datos personales, con el fin de hacer posible la adecuada prestación de los servicios por parte de ASEO EXPRESS MAS S.A.S., así como el cumplimiento de las obligaciones legales, contractuales y comerciales a cargo de la empresa. Con el suministro de dicha información, los titulares manifiestan que los datos entregados corresponden a la realidad y autorizan su tratamiento en los términos de la presente política.

ASEO EXPRESS MAS S.A.S. presume la veracidad de la información suministrada por los titulares y, salvo disposición legal en contrario, no está obligada a verificar de manera permanente la identidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de los datos personales proporcionados. En consecuencia, la empresa no será responsable por los daños o perjuicios que se deriven de la inexactitud, desactualización, insuficiencia o falta de autenticidad de la información suministrada por los titulares, incluyendo aquellos que puedan originarse por casos de homonimia o suplantación de identidad, siempre que no medie dolo o culpa grave por parte de la empresa.

3. MARCO NORMATIVO.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se fundamenta en lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, en la Ley 1581 de 2012, en el Decreto 1074 de 2015 (que compila y reglamenta el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes), así como en las demás normas que regulan, desarrollan, modifican o sustituyen el régimen de protección de datos personales en Colombia, incluyendo las circulares y guías emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

4. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

Para todos los efectos legales, el domicilio de ASEO EXPRESS MAS S.A.S. es la Carrera 23 No. 60-12, Oficina 202, Edificio Torres Panorama, en la ciudad de Manizales y número de NIT: 901.508.707-9. La empresa dispone como canales de contacto el correo electrónico somosaseoexpress@gmail.com y la página web https://www.aseoexpress.com.co.

Al interior de la compañía, el Director Operativo, en coordinación con el Gerente de la empresa, será el responsable de la aplicación, supervisión y cumplimiento de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

5. GLOSARIO.

Para efectos de la interpretación, desarrollo y aplicación de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, se adoptan las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable del Tratamiento, dirigida al Titular, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de la información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Sensible: Dato personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, así como datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos.
Dato Privado: Dato personal que, por su naturaleza íntima o reservada, sólo es relevante para el Titular o su entorno más cercano, como, por ejemplo, la dirección de residencia o el número telefónico personal.
Dato Semiprivado: Dato personal que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública, cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a un sector determinado o a la sociedad en general, como la información financiera, crediticia o comercial.
Información Digital: Toda información almacenada, transmitida o procesada a través de medios electrónicos o digitales, tales como correo electrónico, aplicaciones de mensajería instantánea y demás sistemas de información.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales. ASEO EXPRESS MAS S.A.S. actúa como Responsable del Tratamiento respecto de los datos personales sobre los cuales decide directamente, en cumplimiento de las obligaciones legales, contractuales y normativas vigentes.
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales que realice ASEO EXPRESS MAS S.A.S., o los Encargados del Tratamiento, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia o supresión.

Cuando se recolecten datos personales de naturaleza sensible, privada o semiprivada, estos serán tratados únicamente para las finalidades autorizadas por el titular y aquellas necesarias para la ejecución de las obligaciones legales y contractuales derivadas de la prestación de los servicios ofrecidos por la empresa, incluyendo el cumplimiento de obligaciones legales tales como la facturación del servicio, garantizando en todo momento las medidas de seguridad exigidas por la normatividad vigente.

6. DERECHOS QUE LE ASISTEN A LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares de los datos personales tratados por ASEO EXPRESS MAS S.A.S. tienen los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del Tratamiento o los Encargados del Tratamiento. Este derecho podrá ejercerse, entre otros, respecto de datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o respecto de aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo cuando dicha autorización no sea requerida conforme a lo previsto en la normatividad vigente.

c) Ser informado, previa solicitud, por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá siempre que no exista un deber legal o contractual que impida su eliminación.

f) Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

7. TRATAMIENTO Y FINALIDADES

De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y de acuerdo con las autorizaciones otorgadas por los Titulares de la información, ASEO EXPRESS MAS S.A.S. realizará el tratamiento de datos personales mediante operaciones tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia y/o supresión de los mismos.

El tratamiento de los datos personales se llevará a cabo exclusivamente para las finalidades autorizadas por los Titulares, las previstas en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales y aquellas que resulten necesarias para el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales a cargo de la empresa.

En desarrollo de su objeto social, los datos personales serán tratados de acuerdo con el grupo de interés al que pertenezca el Titular y en proporción a la finalidad específica de cada tratamiento, así:

7.1. USUARIOS, CLIENTES Y CIUDADANÍA EN GENERAL

El tratamiento de los datos personales tendrá, entre otras, las siguientes finalidades:

a) Gestionar, atender y controlar las solicitudes relacionadas con los servicios prestados por la empresa, a través de las plataformas y canales de atención dispuestos para tal fin. El Titular acepta ser notificado de asuntos relacionados con la prestación del servicio a través de WhatsApp, al número suministrado en el formulario de facturación electrónica o al medio de contacto desde el cual solicite el servicio.

b) Atender, tramitar y responder consultas, solicitudes, quejas, reclamos y derechos de petición presentados ante la empresa.

c) Adelantar los trámites, servicios y demás procedimientos administrativos solicitados por los Titulares.

d) Gestionar el cobro de obligaciones pendientes a favor de la empresa.

e) Enviar comunicaciones, avisos y circulares relacionadas con la prestación del servicio.

f) Realizar campañas publicitarias, comerciales y actividades de divulgación relacionadas con los servicios ofrecidos por la empresa, cuando exista autorización para ello.

g) Actualizar y administrar las bases de datos, incluyendo los casos en que sea necesario transmitir o transferir información a terceros, para efectos de validación, depuración, enriquecimiento u homologación de datos, previo cumplimiento de los requisitos legales.

h) Permitir el tratamiento de la información por parte de proveedores o contratistas, cuando ello sea estrictamente necesario para la ejecución de los servicios contratados y conforme a las obligaciones asumidas.

i) Elaborar estudios, estadísticas, encuestas y análisis de tendencias relacionados con los servicios prestados.

j) Gestionar la información necesaria para el cumplimiento de obligaciones tributarias, contractuales, comerciales, contables y de registros corporativos.

k) Prestar servicios de información a través de los diferentes canales de contacto habilitados por la empresa.

l) Evaluar la calidad de los servicios prestados y la satisfacción de los usuarios.

m) Capturar imágenes, grabaciones o cualquier otro registro que sirva como soporte o evidencia de las actividades operativas realizadas, garantizando el respeto por los derechos del Titular.

n) Mejorar las estrategias comerciales, promocionales y de actualización de la oferta de servicios de la empresa.

o) Las demás finalidades que se determinen en los procesos de recolección de datos personales, siempre que se encuentren ajustadas a la ley y a las funciones propias de ASEO EXPRESS MAS S.A.S.

7.2. EMPLEADOS, EXEMPLEADOS Y ASPIRANTES

Los datos personales serán tratados para las siguientes finalidades:

a) Dar cumplimiento a las obligaciones legales, contractuales y reglamentarias derivadas de la relación laboral.

b) Verificar y controlar el cumplimiento de los requisitos del Sistema General de Seguridad Social.

c) Tratar los datos personales de menores de edad, cuando a ello haya lugar, exclusivamente para el cumplimiento de obligaciones legales y garantizando su interés superior.

d) Gestionar los procesos de selección y vinculación laboral; las hojas de vida se administrarán bajo el principio de acceso restringido.

e) Informar y comunicar asuntos institucionales, eventos y actividades desarrolladas por la empresa.

f) Gestionar la cadena presupuestal de la empresa, incluyendo pagos, emisión de certificados de ingresos y retenciones y relaciones de pago.

g) Gestionar los procesos contables, financieros y administrativos de la empresa.

7.3. PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

El tratamiento de los datos personales tendrá las siguientes finalidades:

a) Desarrollar los procesos contractuales y las actividades relacionadas con el objeto de los contratos celebrados.

Dar cumplimiento a obligaciones legales, contables, tributarias y contractuales.

c) Gestionar la cadena presupuestal de la empresa, incluyendo pagos, emisión de certificados de ingresos y retenciones y relaciones de pago.

d) Gestionar los procesos contables y administrativos de la empresa.

e) Expedir certificaciones contractuales solicitadas por los proveedores o contratistas.

f) Mantener un archivo físico y/o digital que contenga la información correspondiente a cada contrato.

g) Las demás finalidades que se determinen en los procesos de recolección de datos personales, conforme a la ley y a las funciones propias de ASEO EXPRESS MAS S.A.S.

8. AUTORIZACIÓN

La recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia o supresión de datos personales por parte de ASEO EXPRESS MAS S.A.S. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular, salvo en los casos expresamente exceptuados por la ley.

En su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ASEO EXPRESS MAS S.A.S. ha dispuesto los mecanismos físicos, electrónicos y/o digitales necesarios para obtener la autorización de los Titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

Con el otorgamiento de la autorización, los trabajadores, exempleados, visitantes, aspirantes, clientes, usuarios, contratistas y proveedores manifiestan que han sido informados sobre las finalidades del tratamiento de sus datos personales y aceptan las políticas y condiciones establecidas en el presente documento, sin perjuicio del ejercicio de los derechos que la ley les reconoce como Titulares de la información.

9. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN

ASEO EXPRESS MAS S.A.S., en su calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha adoptado procedimientos idóneos para solicitar al Titular, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos personales, la autorización para el tratamiento de los mismos, informándole de manera clara y expresa cuáles datos personales serán recolectados, así como las finalidades específicas para las cuales se obtiene su consentimiento.

Se entenderá que el Titular ha otorgado a ASEO EXPRESS MAS S.A.S. autorización para el tratamiento de sus datos personales cuando dicha autorización se manifieste: (i) por escrito; (ii) de forma oral; o (iii) mediante conductas inequívocas del Titular, que permitan concluir de manera razonable que otorgó la autorización respectiva. En ningún caso el silencio del Titular será entendido como una conducta inequívoca.

No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de los siguientes casos, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.

c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d)Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e)Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Mediante el procedimiento de obtención de la autorización se garantiza que el Titular ha sido informado de manera previa sobre el tratamiento de sus datos personales, las finalidades para las cuales serán utilizados y la posibilidad de conocer, actualizar, rectificar o suprimir su información, así como de revocar la autorización cuando a ello haya lugar, con el fin de que pueda adoptar decisiones informadas y ejercer control sobre el uso de sus datos personales.

10. DERECHO DE ACCESO

El poder de disposición o decisión que tiene el Titular sobre la información personal que le concierne implica, de manera necesaria, el derecho a acceder y conocer si sus datos personales están siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, las condiciones y las generalidades de dicho tratamiento.

Así mismo, el Titular tiene derecho a solicitar la actualización o rectificación de sus datos personales cuando estos sean inexactos, incompletos o desactualizados, y a solicitar su supresión cuando no estén siendo tratados conforme a las finalidades, términos y condiciones legales o contractuales, o de acuerdo con lo establecido en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

ASEO EXPRESS MAS S.A.S. garantizará el ejercicio del derecho de acceso, previa acreditación de la identidad del Titular, o de su representante legal o apoderado debidamente autorizado, de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012.

Los Titulares podrán ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales, así como presentar consultas o reclamos relacionados con el tratamiento de su información, enviando una solicitud al correo electrónico somosaseoexpress@gmail.com, de conformidad con lo dispuesto en la presente Política.

La solicitud deberá contener, como mínimo, la siguiente información:

Nombres y apellidos del Titular.
Tipo de documento de identificación.
Número de documento de identificación.
Número telefónico de contacto.
Dirección de correo electrónico.
Asunto de la solicitud.

11. RESPUESTA A CONSULTAS

Independientemente del mecanismo utilizado para la recepción y atención de las consultas formuladas por los Titulares de los datos personales, ASEO EXPRESS MAS S.A.S. dará respuesta a las mismas en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro del término señalado, se informará al Titular antes del vencimiento del plazo inicial, indicando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12. RECLAMOS

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en dicha ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado conforme a las siguientes reglas:

Reclamo incompleto:
Si el reclamo no reúne los requisitos mínimos para su trámite, esto es, la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de notificación y los documentos que se pretendan hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas.
Desistimiento del reclamo:
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Reclamos mal dirigidos:
Sí ASEO EXPRESS MAS S.A.S. recibe un reclamo que no sea de su competencia, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de tres (3) días hábiles, e informará de dicha situación al interesado.
Registro del reclamo:
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos correspondiente una leyenda que indique “reclamo en trámite”, junto con el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta tanto el reclamo sea decidido.
Término para resolver el reclamo:
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo inicial, indicando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

13. IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS

En cualquier momento y de manera gratuita, el Titular de los datos personales o su representante debidamente autorizado podrá solicitar a ASEO EXPRESS MAS S.A.S. la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad, de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012.

Los derechos de rectificación, actualización y supresión podrán ser ejercidos únicamente por:

El Titular de los datos personales o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, incluso a través de medios electrónicos que permitan su identificación.
El representante legal o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación correspondiente.

Cuando la solicitud sea presentada por una persona distinta del Titular y no se acredite debidamente la representación, la solicitud se tendrá por no presentada.

La solicitud de rectificación, actualización o supresión de datos personales deberá presentarse a través de los medios habilitados por ASEO EXPRESS MAS S.A.S., señalados en el Aviso de Privacidad o en la presente Política, y deberá contener, como mínimo, la siguiente información:

Nombre completo del Titular y dirección física o electrónica para recibir la respuesta.
Documentos que acrediten la identidad del Titular o la calidad de representante, según corresponda.
Descripción clara, precisa y suficiente de los datos personales respecto de los cuales se busca ejercer alguno de los derechos.
En caso de ser necesario, los documentos o elementos adicionales que faciliten la localización de los datos personales objeto de la solicitud.

14. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS PERSONALES

ASEO EXPRESS MAS S.A.S. tiene la obligación de rectificar y actualizar, a solicitud del Titular, los datos personales que resulten incompletos, inexactos, desactualizados o erróneos, de conformidad con el procedimiento y los términos establecidos en la presente Política y en la Ley 1581 de 2012.

Para el ejercicio de los derechos de rectificación y actualización, el Titular deberá indicar de manera clara las correcciones que solicita y aportar la documentación que soporte su petición, cuando a ello hubiere lugar.

ASEO EXPRESS MAS S.A.S. podrá habilitar los mecanismos, medios y herramientas que considere necesarios para facilitar el ejercicio de este derecho, siempre que estos resulten accesibles y beneficiosos para el Titular. En consecuencia, se podrán disponer medios electrónicos, digitales o físicos, según corresponda.

La empresa podrá establecer formularios, sistemas y procedimientos simplificados para la atención de solicitudes de rectificación y actualización, los cuales serán informados a los Titulares a través del Aviso de Privacidad y puestos a su disposición en la página web institucional o en los canales de atención habilitados.

Así mismo, ASEO EXPRESS MAS S.A.S. podrá atender estas solicitudes a través de sus canales de atención y servicio al cliente, siempre garantizando que los términos de respuesta no excedan los plazos previstos en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. Cada vez que la empresa implemente o modifique herramientas destinadas a facilitar el ejercicio de los derechos de los Titulares, dicha información será comunicada oportunamente a través de su página web.

15. SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES

El Titular tiene derecho, en cualquier momento, a solicitar a ASEO EXPRESS MAS S.A.S. la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

Considere que los datos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.
Los datos hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
Se haya superado el período necesario para el cumplimiento de las finalidades para las cuales los datos fueron recolectados.

La supresión de los datos personales implica la eliminación total o parcial de la información, según lo solicitado por el Titular, de los registros, archivos, bases de datos o sistemas de tratamiento administrados por ASEO EXPRESS MAS S.A.S.

No obstante, el derecho de supresión no es absoluto, y el Responsable del Tratamiento podrá negar su ejercicio en los siguientes eventos:

Cuando el Titular tenga un deber legal o contractual que implique la permanencia de los datos en la base de datos.
Cuando la eliminación de los datos obstaculice o impida actuaciones judiciales o administrativas relacionadas con obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la ejecución de sanciones administrativas.
Cuando los datos sean necesarios para la protección de intereses jurídicamente tutelados del Titular, para el cumplimiento de una obligación legal o contractual, o para el ejercicio de funciones de interés público.

En los casos en que resulte procedente la supresión de los datos personales, ASEO EXPRESS MAS S.A.S. realizará dicha eliminación de manera operativa, segura e irreversible, garantizando que la información no pueda ser recuperada posteriormente.

16. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES

El Titular de los datos personales podrá, en cualquier momento, solicitar a ASEO EXPRESS MAS S.A.S., en su calidad de Responsable del Tratamiento, la revocatoria de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos personales y/o la supresión de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes.

No obstante, la solicitud de supresión de la información y/o la revocatoria de la autorización no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual vigente que exija la permanencia de los datos personales en las bases de datos de ASEO EXPRESS MAS S.A.S.

En todo caso, la revocatoria y/o supresión procederá únicamente cuando no exista una obligación legal o contractual que justifique el tratamiento de los datos personales por parte de la empresa.

17. MEDIDAS DE SEGURIDAD

En desarrollo del principio de seguridad consagrado en la Ley 1581 de 2012, ASEO EXPRESS MAS S.A.S. ha adoptado y mantiene medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y proporcionales para proteger los datos personales bajo su Tratamiento, con el fin de prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

No obstante lo anterior, el Titular reconoce que la transmisión de información a través de medios electrónicos, incluidos Internet y otros sistemas de información, puede implicar riesgos inherentes derivados de factores externos como fallas técnicas, vulnerabilidades tecnológicas o accesos indebidos por parte de terceros. En todo caso, ASEO EXPRESS MAS S.A.S. realizará sus mejores esfuerzos tecnológicos y organizacionales, de conformidad con el estado de la técnica, para salvaguardar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales, empleando mecanismos de seguridad adecuados que permitan impedir accesos no autorizados, preservar la exactitud de la información y garantizar su correcto uso.

18. IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD.

ASEO EXPRESS MAS S.A.S. mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal que tenga acceso a datos personales y a los sistemas de información que los administran. Dichos protocolos deberán documentarse, implementarse y mantenerse actualizados, y contemplarán, como mínimo, los siguientes aspectos:

• Los terceros contratados por ASEO EXPRESS MAS S.A.S. estarán obligados a adherirse y cumplir las políticas, manuales y procedimientos de seguridad de la información adoptados por la empresa, así como los protocolos aplicables a todos sus procesos.

• Todo contrato celebrado con terceros (contratistas, consultores externos, proveedores, colaboradores temporales u otros) que implique el Tratamiento de datos personales deberá incluir cláusulas de confidencialidad y protección de datos, en las que se establezcan de manera expresa sus obligaciones respecto a la custodia, seguridad, confidencialidad, integridad y privacidad de la información.

• La adopción de medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares orientados a garantizar el nivel de seguridad exigido por la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

• La definición clara de las funciones, responsabilidades y obligaciones del personal autorizado para el acceso y Tratamiento de datos personales.

• La descripción de la estructura de las bases de datos de carácter personal y de los sistemas de información que soportan su Tratamiento.

• La implementación de un procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante incidentes o violaciones de seguridad de la información.

• La adopción de procedimientos para la realización de copias de respaldo, conservación y recuperación de la información, que garanticen la disponibilidad e integridad de los datos personales.

• La ejecución de controles y auditorías periódicas para verificar el cumplimiento de las políticas y procedimientos de seguridad implementados.

• La definición de medidas de seguridad aplicables al transporte, almacenamiento, reutilización o disposición final de documentos y soportes que contengan datos personales.

• La obligación de revisar y actualizar permanentemente el procedimiento de seguridad, especialmente cuando se presenten cambios relevantes en los sistemas de información, en los procesos internos o en la estructura organizacional de la empresa.

• La adecuación continua del contenido de estos protocolos a las disposiciones legales vigentes en materia de protección y seguridad de datos personales.

19. DISPOSICIONES FINALES

19.1. Modificaciones a la Política de Privacidad
ASEO EXPRESS MAS S.A.S. se reserva el derecho de modificar, actualizar o ajustar en cualquier momento la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, con el fin de atender cambios normativos, desarrollos jurisprudenciales, políticas internas, decisiones corporativas o nuevos requerimientos derivados de la prestación u ofrecimiento de sus servicios y productos.
Cualquier modificación sustancial será informada oportunamente a los titulares a través de los canales habituales de comunicación y/o mediante su publicación en la página web de la empresa.

19.2. Vigencia del Tratamiento de la Información y de los Datos Personales
Los datos personales suministrados por clientes, usuarios, empleados, proveedores y demás titulares permanecerán almacenados y serán tratados por ASEO EXPRESS MAS S.A.S. durante el tiempo necesario para el cumplimiento de las finalidades descritas en la presente Política, y en todo caso, hasta por un término máximo de seis (6) años, contados a partir de la fecha del último Tratamiento, salvo que exista un deber legal o contractual que exija su conservación por un periodo superior.
Lo anterior, en especial, para el cumplimiento de obligaciones contables, fiscales, tributarias, contractuales y legales a cargo de la empresa.